L’approche processus est une méthode d’amélioration continue. Sa finalité est l’optimisation des processus pour toujours mieux répondre aux exigences clients et aux objectifs de l’entreprise.

C’est une méthode collaborative qui vise, avec les équipes, à rendre visible l’ensemble des processus existants et à cibler les améliorations à apporter ainsi que l’organisation adaptée

Yann MENAGER, consultant

Yann MENAGER

CONTEXTE

  • Des exigences fortes des clients / actionnaires / collaborateurs
  • Un changement de systèmes d’information / la mise en place d’un nouvel ERP
  • Des réorganisations qui nécessitent de remettre les processus à plat (acquisitions, fusions,)
  • Une démarche de certification / labellisation

SYMPTOMES

  • Des indicateurs en baisse
  • Des rôles et responsabilités mal définis et sources de tension
  • Des équipes qui travaillent en silos ou qui ont du mal à se comprendre
  • Des processus non maitrisés
  • Des organisations perçues comme non agiles

POTENTIEL DE GAINS

  • Obtenir des résultats cohérents et prévisibles (qualité/ cout /délai).
  • Améliorer la performance des processus. Exemple : réduction du time to market 
  • Accompagner le changement : cet outil collaboratif permet une vision globale et partagée des processus existants et le ciblage des améliorations à réaliser

 

Points clés de la démarche

L’approche processus est une méthode d’organisation et de management : elle désigne l’identification, les interactions, le pilotage et le management des processus.

Cartographier l'existant pour avoir une vue globale et partagée du fonctionnement de l'entreprise

Analyser, partager et optimiser le processusDans cette phase nous travaillons avec les équipes pour réaliser des cartographies des processus (cartographie générale, cartographie par processus).

La cartographie générale inclut les processus de management, de réalisation et les processus support. L’intérêt de cette première étape est de clarifier l’ensemble des processus existants et d’identifier les processus clés.

Les processus clés sont ensuite décrits de manière détaillée (pilote et contributeurs, données d’entrées et de sorties, activités composant le processus, rituels, indicateurs de pilotage, …)

Les processus sont ensuite « chainés » : processus aval et amont, interdépendance entre processus. C’est souvent à l’interface des processus que s’observent les dysfonctionnements.

Définir les processus cibles et l'organisation adpatée

Identification du schéma cible

Partant des constats sur l’existant, la cartographie des processus cibles est définie, en tenant compte des spécificités du métier.

Le management des processus nécessite une organisation adaptée et responsabilisante.

Différents scénarios d’organisation sont développés, avec pour chacun une évaluation des impacts (RH, SI,..). Un plan de transformation est développé sur la base du scénario retenu.

Préparer la mise en œuvre et déployer

Formulation du plan d'action


Le plan de transformation détaille les actions d’accompagnement des acteurs impactés, en fonction de la nature des changements. Pour certains il peut s’agir d’une adaptation du poste de travail. Pour d’autres, il peut s’agir d’une création de poste et ou d’un changement de mission. Ces changements sont mis en place en association avec les ressources humaines, managers d’équipe et représentants du personnel.

Le déploiement inclut le pilotage de la performance et l’amélioration continue des processus.

Le fait que l’approche processus soit une méthode qui associe les équipes depuis le début facilite la compréhension par chacun des finalités et du fonctionnement de la nouvelle organisation. C’est un facteur de réussite dans la mise en place du changement.