La nomenclature ou l’importance des données

Établir un Système d'Information Fiable, c'est Possible ?

Dans la plupart des projets, une question revient, plus ou moins tôt dans le processus, et qui n’est jamais sans conséquence : je veux parler de la fiabilité et de la cohérence des données contenues dans le système d’information.

Loin d’être un sujet réservé au service informatique ou au contrôle de gestion, la nomenclature article ainsi que la structuration des bases de données, ont des répercussions dans tous les secteurs de votre entreprise : en Supply Chain avec le suivi des flux dans leur globalité ; dans les Opérations avec la fiabilité du pilotage (par client / par secteur / par groupe d’articles…) ; dans les Projets Industriels avec les simulations de ROI et les prix de revient.

Dernièrement j’ai été confronté à deux projets : le dimensionnement d’un entrepôt de stockage et la réflexion sur du stockage de produit semi fini frais. Dans les deux cas, le même constat : la nomenclature article n’est pas gérée par l’utilisateur et des distensions significatives entre la nomenclature et la réalité ont été mises en évidence.
Dans le premier projet, les caractéristiques logistiques de chaque article (longueur/largeur palette, nombre d’UVC/palette …) connues des magasiniers, étaient gérées selon un classement spécifique. Les données de ventes, gérées par les commerciaux utilisaient une nomenclature tout aussi spécifique sans réelle connexion avec la troisième source de données qui venait du transporteur. Réconcilier l’ensemble des éléments sur une même table est à la fois fastidieux, chronophage et source d’erreur.

Dans le deuxième projet, la création de produit semi fini nécessitait d’aller trouver des éléments de la part de la production, du commerce et du contrôle de gestion pour définir la meilleur arborescence produit (famille/sous famille/produit). Encore une fois la nomenclature utilisée dans l’ERP, dans le MES et dans la base des ventes n’était pas la même, et le temps passé à vérifier les données et leur cohérence n’a pas été passé à faire avancer le projet…

Outre le travail fastidieux de mise à jour de la base de données sur un temps court, les impacts sont de trois ordres :

L’incertitude & le doute sur le bien-fondé des décisions prises précédemment

La dévalorisation/démotivation du propriétaire de la base de données (si les informations sont fausses, et depuis longtemps… à quoi bon…)

La multiplication des bases de données « maison » élaborées par chaque service

Comment donc arriver à faire vivre une base de données de manière efficace et performante dans une organisation ? En la matière, la pratique ultime est d’avoir un Data-Manager ; cependant toutes les entreprises ne peuvent pas l’intégrer dans leur business model. La mise en œuvre des bonnes pratiques suivantes permet d’assurer une gestion efficace de la donnée et une fiabilité de pilotage.

Avoir une réflexion avec l’ensemble des parties prenantes sur les champs utilisés et utilisables dans la base de données.

  • La cartographie du flux d’information permet de tracer tous les éléments importants et de les relier aux utilisateurs

Avoir des points de revue à échéances régulières de la structure de la base. Pensez donc à intégrer cet élément dans votre cartographie des rituels.

Donner la responsabilité de la mise à jour des champs à l’utilisateur de la donnée. Cette responsabilité doit être intégrée dans les réflexions du type approche processus.

Analyse Processus Nouveaux Produits

Cartographie des flux d’informations

Le jeu en vaut-il la chandelle ?

Outre le côté rébarbatif du data management il est important de garder en tête ces deux éléments :

Les informations renseignées sont utiles et c’est bien pour cette raison que l’on observe la multiplication de base de données maison. Il ne s’agit donc pas de créer quelque chose mais d’harmoniser les pratiques pour s’assurer de la véracité et de l’actualisation des données pour l’ensemble des collaborateurs.

Ne pas faire ce travail peut se révéler dangereux et fonder ses décisions sur un soi-disant bon sens c’est se priver d’un outil performant et disponible. Exemple : un produit phare sur lequel une entreprise croit gagner de l'argent, si le calcul du prix de revient est faux...

Schéma Nomenclature Revue Performance Industrielle

Alors oui c’est un sujet aride, oui c’est un sujet qui ne donne pas l’impression d’apporter des résultats rapides. En revanche, à l’aire de la digitalisation et de l’entreprise 4.0, le premier chantier à aborder est peut-être bien celui de la donnée.

Consultant Nicolas de la ROCHE SAINT ANDRE

Consultant

Diplômé de l’École Centrale de Nantes. Précédemment chez Neovia et Nestlé comme responsable de la performance industrielle et responsable de site. Il rejoint Artesial en 2019.

Articles connexes

Laissez un commentaire !

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *