La collaboration Production-Qualité-Maintenance

Dans un site industriel, la collaboration entre les responsables Production, Qualité et Maintenance, c’est un peu comme la quadrature du cercle.

Bien que ces collaborateurs ne se soient pas choisis, ils doivent coopérer avec des cultures bien souvent différentes et des objectifs de performance qui à première vue peuvent sembler contradictoires: produire la quantité vs produire sans aucun défaut, effectuer la maintenance préventive des équipements (à l’arrêt) pour ne pas… qu’ils s’arrêtent !, etc

Rien ne remplace l’expérience

Nous prendrons plusieurs fois, au fil de cet article, l’image du couple : elle a ses limites mais il nous semble que bien des parallèles sont pertinents. Comme dans la vie conjugale, pour créer la complicité et la capacité à s’ajuster en toutes circonstances sans rupture, rien ne remplace l’expérience de crises affrontées et dépassées ensemble. C’est la discussion apaisée, la négociation d’accords petits et grands, les pas réalisés l’un vers l’autre pour comprendre les contraintes et les états d’esprit respectifs qui permettent de créer une relation complice et robuste malgré les tensions induites par l’activité.

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Des leviers existent pour accompagner ce chemin à 2, à 3, ou plus largement au sein d’une équipe d’encadrement.

Exemple de 4 Leviers :

Coaching Manager Se connaître DISC

CONNAÎTRE SA PERSONNALITÉ ET CELLE DE SES PARTENAIRES

Pour collaborer au quotidien, il est précieux sinon nécessaire d’avoir identifié ses propres modes de fonctionnement, et d’appréhender celui de chacun de ses homologues. Si je suis d’un naturel rigoureux, précis, méthodique, je risque d’être exaspéré par un collègue qui arrive systématiquement avec du retard à nos rendez-vous voire en oublie, ne s’appuie pas toujours sur les standards de l’entreprise, etc. Pour dépasser nos tensions et trouver un modus vivendi, une première démarche peut nous aider : découvrir individuellement puis collectivement nos profils de personnalité. Chez Artésial, nous utilisons depuis plusieurs années l’approche DISC, notamment à l’occasion de séminaires de management.

Au travers de ce modèle simple et accessible avec ses quatre dominantes de personnalité, chaque manager d’une équipe peut prendre du recul sur ses spécificités de fonctionnement et celles de ses collègues, comprendre qu’elles n’empêchent pas de collaborer et peuvent même être source de complémentarité.

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CULTIVER L’ASSERTIVITÉ ET LE « PARLER VRAI »

L’assertivité consiste à s’exprimer, à défendre son opinion, sans empiéter sur celle des autres. Là encore il s’agit avant tout de bien se connaître pour trouver ses marques dans la relation, apprendre à gérer ses émotions, notamment la peur et la colère. Reprenons l’image du couple : chacun trouve son compte s’il se sent écouté et respecté. Encore faut-il pour cela qu’il ose dire ce qu’il pense, sans pour autant agresser son partenaire.

Dans nos formations Management et dans les séminaires d’encadrement, nous abordons ces notions et apportons aux participants des outils qui leur permettent de développer leur capacité à se parler en mode assertif ; nous leur faisons pratiquer le « parler vrai » au travers d’exercice simples dans le but d’instaurer entre eux des bonnes pratiques.

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DÉCLOISONNER LES FONCTIONS

Pour développer la synergie entre les responsables des différents métiers, un troisième levier consiste à les rapprocher au sens figuré… comme au sens propre ! Pourquoi ne pas partager le même bureau, non plus par service, mais par niveau de management ou mieux par ligne produit ou client ? En rassemblant sur un plateau « Produits traiteur » le responsable d’atelier des activités concernées, le chef de secteur maintenance et la coordinatrice Qualité, on avance vers une organisation responsabilisante où la communication est plus fluide, et les problèmes abordés en temps réels. La négociation des accords se fait au fil de l’eau et au plus près du terrain dans un objectif commun de servir au mieux le client. Les arbitrages requis seront remontés aux managers N+1… qui désormais partagent également le même espace de travail !

Dans un couple, on n’imagine pas que chacun s’installe dans un coin différent de la maison… Bien entendu un binôme de responsables n’est pas un couple, mais il s’agit bien ici de faire grandir la synergie dans l’intérêt de l’entreprise – fluidité des prises de décisions, alignement – et aussi celui de chaque collaborateur – sentiment de trouver sa place et harmonie au sein du collectif.

Décloisonner les fonctions peut passer, plus classiquement, par des rituels d’échange, d’alignement, et de prise de décision en commun.

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CULTIVER LA CO-RESPONSABILITÉ

A l’occasion des séminaires d’encadrement, comme lors de l’accompagnement à la mise en place des rituels de pilotage, nous sommes amenés à travailler avec les participants sur la notion de co-responsabilité. Prenons un exemple et une image : quand un collaborateur aborde un sujet de préoccupation dans une réunion, c’est comme s’il déposait un caillou au milieu du groupe.
Bien souvent il aimerait que quelqu’un apporte une réponse à son problème, c’est-à-dire emporte ce caillou loin et l’en débarrasse. Ou qu’a minima un ou plusieurs collègues lui proposent leur aide, autrement dit : qu’ils l’aident à porter le caillou pour aller le déposer quelque part où il ne sera plus un problème.
Or bien souvent nous constatons que le caillou reste au milieu du groupe, personne ne s’en occupe, ni celui qui l’a déposé (« j’ai prévenu ») ni les autres (« ce n’est pas mon problème »). Cultiver la co-responsabilité, c’est un peu comme apprendre à quitter l’une et l’autre de ces 2 postures pour en adopter une 3ème : « cherchons ensemble une solution  si ce caillou le mérite»…

La notion de co-responsabilité amène aussi à développer la synergie de positionnement. Dans un trio Production-Qualité-Maintenance, bien souvent le ou la Responsable Qualité ne se sent légitime que pour parler des sujets Qualité. Or ce qui est recherché, c’est que chacun se sente légitime (et donc responsable) de tous les sujets du périmètre, en ayant pris conscience qu’être l’interlocuteur privilégié pour les sujets Qualité, ce n’est pas « ne s’occuper que des sujets Qualité », mais bien « se sentir responsable de tous les sujets tout en étant expert et référent dans l’un des domaines ».

Là encore on n’aura pas de difficulté à faire l’analogie avec le couple : chacun peut avoir ses domaines de prédilection (tâches ménagères, administratives, organisation des vacances, des loisirs, …). Si une fuite d’eau survient, il est néanmoins souhaitable, pour la bonne marche du foyer à (très) court et moyen terme, que chacun sache se mobiliser dans l’instant ! Et ce même s’il n’est pas le référent bricolage

Vous souhaitez renforcer la collaboration Production-Qualité-Maintenance ?

Consultant Associé Thomas DESCAMPS

Consultant & Associé

Ingénieur diplômé de l’Ecole Centrale Paris. Précédemment chez l’équipementier automobile FAURECIA en tant que responsable de production puis responsable  du déploiement Lean. Il rejoint Artesial en 2010.

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