Le facteur sonne toujours deux fois…

… ou comment gérer les interruptions téléphoniques pendant les rituels d’animation

Pas de téléphone !

Cette fois-ci, vous allez vous le faire.

A chaque fois c’est le même cirque. Lors du rituel du matin, Jean-Jacques se barre TOUJOURS au milieu pour aller répondre à un coup de téléphone. Jean-Jacques, c’est votre chef d’équipe du quai d’expédition. C’est vrai, dans ce métier de l’ultra frais, avec des départs camions sans arrêt, des tournées à respecter, il peut y avoir des urgences, des décisions à prendre qui ne peuvent pas attendre la fin du point du matin. Mais bon, 10 minutes ! C’est trop demander de ne pas répondre à son téléphone pendant 10 minutes? Ah, mais parfois, 10 minutes de délai sur une décision ça peut compliquer le reste de la journée. Alors comment faire pour savoir s’il faut répondre ou pas ?

Heureusement, ce midi, vous allez déjeuner avec le consultant du cabinet qui accompagne votre entreprise sur la mise en place des rituels de management, vous allez lui en parler, et il va vous donner(1) un truc tout simple pour résoudre ce problème : aux quelques personnes susceptibles d’appeler votre chef d’équipe pour les trucs vraiment urgents, vous passez la consigne « si c’est urgent tu appelles deux fois de suite ». Premier coup votre chef d’équipe ne décroche pas, deuxième coup d’affilée, c’est urgent, il décroche.

Mais ça ce sera tout à l’heure. Pour le moment, Jean-Jacques revient comme d’habitude 20 secondes avant la fin du rituel. Vous vous dites que c’était sans doute urgent, il fallait bien qu’il gère, vous décidez de passer l’éponge…

– Au fait Jean-Jacques, c’était quoi ton coup de fil ?
– Ah, c’était la compta, elle voulait voir un truc sur une facture de transporteur…

La prochaine fois, vous allez VRAIMENT vous le faire.

par Johann FOUBERT, consultant

(1) Enfin donner, c’est une façon de parler…

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