Cube priorisation

Les projets, c’est comme les chocolats, on ne sait jamais lequel choisir

Il existe de nombreuses façons de prioriser les actions et les projets, et notamment celles qui font appel à des critères et des caractérisations. Tout l’enjeu est de choisir quels sont ces critères : le bon choix des critères garantir une bonne priorisation.

La matrice d’Eisenhower est un exemple très connu, qui fait appel à l’arbitrage entre urgence et importance. Nous vous proposons quant à nous la matrice enjeux efforts, où vous chercherez à savoir si les projets vont être faciles ou difficiles, et si les enjeux associés à la réussite de ces projets sont faibles ou élevés.

Matrice enjeux efforts

60% tout de suite plutôt que 100% jamais

Exprimé différemment, on pourrait dire terminé vaut mieux que parfait. Cette maxime nous aide à combattre notre désir de perfection, qui vient sans doute de notre passé scolaire où nous avons appris à trouver la solution unique à un problème bien posé, alors que dans le monde réel nous devons trouver la moins mauvaise des solutions à un problème mal posé.

Modérez vos ambitions, et posez-vous la question : si je fais ça, la situation finale n’est sans doute pas la meilleure que je puisse imaginer, mais est-elle déjà meilleure que ce que j’ai aujourd’hui ?

Vous serez régulièrement contraint de renoncer à des projets. C’est sans doute désagréable, car identifier et réfléchir au projet vous a déjà demandé du temps.

Mais gardez à l’esprit que lorsque l’on priorise, renoncer n’est pas une anomalie, mais bien une étape nécessaire !

Evaluez les ressources

Dans les critères importants pour arbitrer les projets que vous voulez engager, n’oubliez pas les ressources nécessaires pour le réaliser !

Il est fréquent de faire un savant tableau de ressources, de tomber sur 180% de charge, puis de conclure que de toute façon c’est tellement important que par la porte ou par la fenêtre il faudra le faire. Ça ne marchera pas, les ressources ne se créent pas par des incantations.


La matrice d’Eisenhower

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Dwight David Eisenhower.

Comme son nom l’indique, cette matrice a été inventée par Dwight David Eisenhower, le 34e président des Etats-Unis. La matrice d’Eisenhower a été développée afin d’aider les gens à prioriser leurs tâches et les rendre ainsi plus productif. Il s’agit d’un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence.

La matrice d’Eisenhower se compose de 2 axes : l’importance et l’urgence.

On retrouve donc 4 cases dans lesquelles classer les différentes tâches :

  1. Celles qui sont importantes et urgentes ;
  2. Celles qui sont non-importantes et urgentes ;
  3. Celles qui sont importantes et non-urgentes ;
  4. Celles qui sont non-importantes et non-urgentes.

L’importance d’une tâche est déterminée par son impact sur l’atteinte de vos objectifs et la valeur ajoutée qu’elle apporte à votre projet. Ainsi, réaliser les tâches importantes vous permet de progresser pour accomplir les objectifs de votre projet.

L’urgence d’une tâche est basée sur sa date d’échéance et le temps nécessaire à sa réalisation.

Avec la matrice d’Eisenhower, on priorise l’importance sur l’urgence :

  • Les tâches importantes et urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement ;
  • les tâches importantes mais non-urgentes sont à traiter rapidement ;
  • les tâches non-importantes mais urgentes sont à déléguer ;
  • les tâches non-importantes et non-urgentes sont inutiles et doivent être abandonnées.

Retenez que l’importance est un choix alors que l’urgence est un fait lié au temps.

Pour certains, il peut être difficile et coûteux en temps de séparer l’important du non-important au début. Mais une fois que vous saurez comment procéder, vous constaterez que cette matrice est un véritable atout qui vous aidera à être plus efficace et plus productif.

Si vous cherchez un support pour la matrice d’Eisenhower, il existe de nombreux logiciels et applications dont l’application officielle Eisenhower en ligne ou pour votre smart phone.